Yhteiskunnan kiire vaikuttaa vain lisääntyvän. Kuuluisa ekonomisti John Maynard Keynes ennusti 1930-luvulla, että hänen lapsenlapsensa tekisivät vain 15 tunnin työviikkoa. Miksi hänen ennustuksena meni niin vikaan?
Teen töitä jatkuvasti erityyppisten tietotyötä tekevien yritysten kanssa ja tavoitteeni on saada kuuden tunnin työpäivän riittämään. Jokainen organisaatio tekee paljon hukkaa, eli asioita joista asiakkaat eivät ole valmiita maksamaan, joten näiden tunnistaminen ja systemaattinen poistaminen päiväjärjestyksestä luo lisää aikaa tärkeille asioille tai mahdollisesti lyhentää työaikaa.
Mistä asiantuntijan sitten pitäisi lähteä liikkeelle? Mennään aluksi työn lähteelle. Meille kaikille tulee töitä useista eri lähteistä ja eri syistä. Kartoitetaan mistä kaikkialta näitä aikaamme himoitsevia pikku syöppöjä ilmaantuu pöydällemme. Ja kuinka paljon niitä tulee suhteessa käytettävissä oleviin resursseihin? Usein tässä vaiheessa kartoitusta päädymme kohtuullisen sekavaan kimpsuun eri työnlähteitä ja kysyntä on usein moninkertainen kapasiteettiin verrattuna.
Resurssitehokkuudessa yleensä pyritään virittämään kunkin resurssin käyttöasteet 70-90 %:iin kokonaiskapasiteetistä. Näitä resursseja voivat olla koneet, ihmiset tai systeemit. Miksi ei sitten pyritä käyttämään täyttä sataa prosenttia? Koska maailmassa on paljon vaihtelua ja jos “kone” on viritetty maksimiin, niin pienikin muutos, virhe tai ongelma aiheuttaa lumipallon lailla vyöryvän ongelmavyyhdin. Ei ole resurssia mukautua muuttuviiin tilanteisiin.
Kun työnlähteet ja kysyntä-kapasiteetti-suhde on selvitetty, niin voimme kääntää katseemme työn laatuun. Leanissa on äärimmäisen tärkeää luoda projektin, tilauksen tai tehtävän alussa mahdollisimman hyvät onnistumisen eväät (eng. Value at the source). Jos pohjatiedot perustuvat olettamuksiin, mutuiluun ja vaillinaisiin tietoihin, niin tulemme tekemään hukkaa 100 % varmuudella. Jos et muuta tästä muista, niin muista, että parantamalla laatua työn alkulähteellä tulet minimoimaan hukkaa tehokkaimmin!
Alkulaadun ollessa riittävällä tasolla voimme sitten alkaa selvittämään miten työ virtaa läpi organisaation takaisin asiakkaalle. Onko tämä virta selkeä? Onko se visuaalinen, eli pystyttekö seuraamaan missä asiakkaan teille antama viestikapula kulkee? Mihin se jumittuu yleensä? Lähdemme kartoittamaan seuraavaksi sitä miten pystymme luomaan visuaalista johtamista organisaatioon. Jos pystymme näkemään paljonko työkuormitusta kullakin on, missä toimeksiannot menevät ja mihin ne jumiutuvat, niin sitten meillä on aito mahdollisuus johtaa työtä tehokkaasti, eikä aina vain ratkoa myöhässä tai ongelmissa olevia tilauksia. Se mitä et näe, sitä et voi johtaa!
Kiinnostaako lean-ajattelu? Tuomakselta on ilmestynyt “Lean käytäntöön – Opas tieto- ja palvelutyön kehittämiseen” -kirja. Tuomas opettaa lean-johtamista myös vuonna 2023 alkavassa Johtamisen ja yritysjohtamisen erikoisammattitutkinnon koulutuksessamme – koulutukseen haku on auki!
